Přihlášení

tematicky obrazek

ERP řešení zavede do firemních procesů řád

Dnešní podnikové informační systémy ERP jsou velmi propracované a komplexní, schopny zastřešit většinu firemních procesů od finančního řízení přes logistiku a výrobu až po řízení vztahů se zákazníky. slouží jako zdroj informací pro rozhodování, umožňují nahlížet na podnik v souvislostech, a v krátkém čase dokáží poskytnout managementu relevantní informace o stavu firmy, eliminovat ztrátová místa a zefektivnit činnosti všech pracovních oddělení.

ERP systém (enterprise resource planning – podnikový informační systém) pokrývá celou řadu agend, které se více či méně dotýkají hospodaření a financí. Rozsah úloh je velmi široký a je dán konkrétním zaměřením každé firmy. Už jen prostý výčet agend jako například výroba, sklady, CRM, eShop, účetnictví, personalistika, logistika, cash-flow či plánování naznačuje, že ERP už dávno není jen účetnictví a mzdy, ale že se podílí na řízení naprosto všech procesů. Velkou výhodou ERP systému je úzké propojení všech oblastí podniku, které lze zastřešit analytickými nástroji jako je Business Intelligence nebo Business Analytics. To umožňuje získat kompletní a úplnou kontrolu nad celým podnikem, všemi jeho procesy a výstupy, a velmi rychle a flexibilně reagovat na změny, které trh přináší.

Výstižné přirovnání, které ukazuje, jak je důležité mít při rozvoji firmy po ruce nástroj, který dokáže změřit výkonnost podniku a podpořit zefektivnění pracovních činností, používá Jiří Rákosník ze společnosti J.K.R.: „ERP systém je pro firmu v podstatě něco jako automobil. Bez něho to jde, ale nestihnete vše a jste odkázáni na hromadnou dopravu a známé. Občas nepřijede autobus včas a vlak zmešká.“

Kdy začít o ERP uvažovat
O pořízení ERP systému by měla firma určitě začít uvažovat za situace, kdy se stávající zpracování jedné nebo více agend stává nehospodárným, rizikovým a celkově slabým místem podniku. „Velmi častým důvodem pro nasazení ERP je okamžik, kdy současné informační systémy zaostávají za potřebami, které vyvolává růst firmy nebo vývoj trhu,“ uvádí Tomáš Denemark ze společnosti Arbes Technologies. Dalším důvodem k nasazení ERP může být i požadavek na jiný pohled na podnikové procesy. „Typicky zakázkově orientované firmy přecházejí na projektově řízený model, protože jim umožňuje lépe reagovat na požadavky zákazníků a především lépe sledovat časový vývoj projektu (zakázky) a detailně sledovat všechny náklady s projektem (zakázkou) spojené. Výsledkem pak často bývá překvapení, kdy i původně jednoznačně významně ziskové zakázky se ukazují jako málo profitabilní a naopak menší zakázky přinášení významnou část výsledného zisku společnosti,“ popisuje Pavel Bláhovec ze společnosti IFS Czech. Hlavní motivací pro zavedení ERP systému jsou ale zejména jeho přínosy, které nejvíce míří do úspor v různých oblastech.

Přínosy nasazení ERP
Rozdíl mezi stavem před nasazením ERP systému a po něm je zejména v markantním zefektivnění prakticky veškeré činnosti firmy a všech firemních procesů. Velkým přínosem je také okamžitý a operativní přístup k firemním datům a možnost práce s nimi v nebývalém rozsahu a rychlosti. „Nejlépe umí popsat přínosy, které implementace přináší, zákazníci. Mezi ty nejčastěji zmiňované patří zejména razantní snížení administrativy ve firmě, zprůhlednění informací, získání pravdivých dat, a v návaznosti na zefektivnění firemních procesů a následné zlepšení hospodaření i rychlá návratnost investice do systému, která se u některých počítá jen na měsíce,“ líčí Jiří Rychetský ze společnosti DC Concept. Při kalkulacích návratnosti investice zákazníci podle Pavla Šlesingra ze společnosti Microsoft také často uvádějí přínosy ERP řešení v oblasti zpřesnění a zrychlení reportování, zrychlení logistických a jiných procesů firmy nebo lepšího propojení s obchodními partnery a zákazníky. Občas lze také ušetřit pracovní síly nebo finanční prostředky například lepším využitím skladovacích prostor. Jako konkrétní příklady uvádí Šlesingr zkrácení doby potřebné na pravidelný reporting o 25 % ve firmě, která je jedním z lídrů maloobchodu s elektrem, zvýšení efektivity o 40 % ve společnosti nabízející komplexní logistické služby, 20% zvýšení efektivity práce účetních ve společnosti poskytující služby pro firemní stravování, podporu růstu i v dobách krize, zkrácení doby průchodu objednávky firmou, optimalizaci skladovacích prostor o 22 % nebo nalezení dodatečných prostředků na další rozvoj firmy.

ERP je vhodné i pro menší firmy
Všichni odborníci se shodují na tom, že vzhledem k současné ekonomické situaci na globálním trhu je nasazení informačních systémů i v malých firmách nutností. Dokonce lze říci, že se jedná o horký trend poslední doby. „To, co dřív bylo výsadou velkých společností a posléze těch středních, nyní už mají jako pomocníka pro svou činnost i firmy malé. ERP se během posledních let dostalo z pozice výsady, přes statut trendu, až po samozřejmost, bez níž se nelze obejít,“ tvrdí Miroslava Adamyová ze společnosti Asseco Solutions. „Pokud management firmy nemá informace a o výsledcích se dozvídá 21. příštího měsíce, pak prostě potřebuje informační systém a velikost firmy na to nemá vliv,“ potvrzuje Jiří Rákosník.

Obecně tedy není nasazení ERP systému jakkoli dáno velikostí firmy. Nicméně Tomáš Denemark upozorňuje, že je nutné zvolit optimální úroveň řešení, a to jak z pohledu jednotlivých agend, které má ERP pokrývat, tak také z pohledu požadovaného přiblížení procesům aplikovaným v rámci firmy. Vždy je třeba velmi důkladně zvážit velikost firmy, očekávání od ERP systému, oblast a rozsah řešení.

Finanční stránka pořízení ERP
Celková cena implementovaného řešení závisí na mnoha faktorech. Skládá se z ceny licenční a ceny za implementační služby. Odvíjí se především od nasazených modulů, počtu uživatelů, množství zákaznických úprav, integrací s dalšími systémy apod. Ročně je pak účtován udržovací poplatek (maintenance), v rámci kterého jsou zákazníkovi poskytovány úpravy systému zahrnující legislativní a technologické změny a také možnost migrace na vyšší verze systému. Jiná situace je také u ERP systémů pro velké firmy, jiná u systémů pro středně velké podniky a jiná u řešení pro segment malých společností. Také samozřejmě záleží na cenové politice dodavatele. „Řečeno velmi obecně, ERP řešení lze pořídit s cenami v rozpětí od několika desítek tisíc korun až po desítky milionů, přičemž cenová hladina v řádu stovek tisíc, až několik jednotek milionů se týká velkých společností, pro střední firmy lze ERP pořídit v řádu stovek tisíc a pro malé již od desítek tisíc. Licence bývají nejčastěji zpoplatněny k jednotlivým modulům přes počet uživatelů, kteří budou daný modul používat. V případě velkých řešení může být licence zpoplatněna k počtu procesorů, na kterých je řešení instalováno,“ vyjmenovává Tomáš Denemark. „Ceny za údržbu systému se obvykle pohybují od 15 do 20 procent z ceny licence ročně. Údržba přitom zahrnuje nejčastěji garanci opravy chyb dle závažnosti, hot-line podporu a help desk s možností poskytování konzultací. Dalším významným atributem je garance implementace legislativních změn, které mají dopad skrze ERP na fungování firmy,“ doplňuje Jiří Rákosník z J.K.R. Kromě klasického modelu financování, kde je cena složena z částky za licence, implementaci a údržbu, lze využít i alternativní variantu, kde je cena rozložena formou splátek do delšího časového období nebo je systém poskytován formou pronájmu, což je pak vhodné kombinovat s provozem v cloudu.

Cenové rozpětí je tedy velmi široké, nelze jej generalizovat a těžko lze stanovit nějaké konkrétní hranice. Vždy záleží na rozsahu řešení a požadavcích na servis. Jistě si ale každý dovede spočítat, že pokud zavedení ERP systému v hodnotě x (ať již x je 100 000 Kč či 1 000 000 Kč) přinese firmě v následujících 2 letech úsporu nákladů ve výši 2x, tak se rozhodně implementace takového řešení vyplatí.

Počáteční investice do pořízení ERP systému je navíc možné snížit vhodně zvoleným způsobem financování. Kromě splátkování či odložených plateb je jednou z možností také využití současného trendu v podobě takzvaného Cloud Computingu či SaaS. Pro zákazníky to mimo jiné znamená rozložení investice v dlouhém časovém úseku a pro producenta systémů mnohé možnosti zefektivnění služeb. Další cestou, jak mít investici do informačního systému pod kontrolou, je důsledné řízení projektu podle standardní metodologie a nepodcenění analytické etapy. „Pokud se však zákazník chce přidržet zatím u nás obvyklejšího způsobu zakoupení licence, pak by se měl porozhlédnout po možnostech splácení formou leasingu. Většina producentů mu v tom ráda pomůže,“ radí Adamyová. Zajímavým přístupem v poslední době je také například rozdělení rizik i přínosů implementace ERP systému rovným dílem mezi obě strany, dodavatele a zákazníka, kdy obě strany společně přebírají odpovědnost za definici projektu, která je založena na detailním zmapování projektu a dohodě o přínosech a návratnosti investice. „Při nevyčerpání rozpočtu na celý projekt jsou úspory rozděleny mezi dodavatele a zákazníka v poměru 50/50 a naopak, jestliže projekt při svém dokončení překročí rozpočet, je zákazníkovi zase účtováno 50 % ze smluvně dohodnutých hodinových sazeb za profesionální služby, které jsou nad původními rozpočtovými náklady. Zákazník i dodavatel jsou pak tímto finančně motivováni k pevnému a jasnému řízení projektu podle dohodnutého plánu, aby dokázaly minimalizovat prostoje a omezit rizikové faktory,“ vysvětluje Daniel Tomčala ze společnosti Epicor Software. Jako velmi vhodný přístup se podle Pavla Bláhovce dlouhodobě rovněž ukazuje postupné zavádění systému, kdy se postupně implementují jednotlivé moduly. Přínosem je menší finanční zatížení firmy, nižší nároky na zaměstnance při zavádění a výrazně kratší návratnost investice, protože jednotlivé moduly jsou uvedeny do provozu dříve.

Hlavní přínosy nasazení ERP
> jednotné postupy při obsluze zákazníků,
> relevantní informace jsou k dispozici v místě rozhodování,
> automatizované kontrolní mechanismy,
> procesní postupy,
> ochrana firemních informací,
> získání nových zákazníků,
> vyšší zisk díky možnosti realizovat komplikované zakázky s vyšší výtěžností.

 

Článek vyšel v časopisu Finanční Management 1/2011

Prohlédnout si jej můžete v PDF formátu zde: ERP pro financni managery

 



Kontakty

Centrála

Žižkova 708, 261 01 Příbram II
Telefon: +420 318 40 20 10
Hotline: +420 318 40 20 20
Email: info@byznys.eu

Pobočka Brno

Rostislavovo náměstí 2936/12, 612 00 Brno
Telefon: +420 547 212 758
GSM: +420 603 869 871
Email: brno@byznys.eu

Pobočka Teplice

Buzulucká 426, 415 03 Teplice
Telefon: +420 417 536 463
GSM: +420 605 352 261
Email: teplice@byznys.eu



tlacitko2