Přihlášení

tematicky obrazek

Informační systém firmu zrychlí

Trend minimalizace nákladů, zkracování dodacích lhůt a poskytování výhod oproti konkurenci zvyšuje na obchodní a výrobní společnosti tlak v oblasti optimalizace logistických procesů.

Logistiku lze jednoduše definovat jako soubor činností, jejichž úkolem je zajistit, aby bylo správné zboží ve správném čase, množství a kvalitě na správném místě a se správnými náklady (Wikipedie.org). Samotná podniková logistika se pak skládá z několika základních částí (pořízení materiálu, skladování, přesuny mezi sklady, interní výdeje, uskladnění hotových výrobků, expedice), které by na sebe měly bezchybně navazovat, aby byl splněn nejdůležitější logistický požadavek, a to vyřízení zákaznické objednávky v dohodnutém termínu s co nejnižšími náklady. K tomu může firmám výrazným způsobem dopomoci zavedení komplexního podnikového informačního systému ERP.

Bez ERP ani ránu
Většina ERP systémů dnes standardně obsahuje nástroje přímo pro oblast řízení logistiky. Pochopitelně i zde ale vývoj kopíroval požadavky trhu. Podíváme-li se o několik let zpět, většina informačních systémů se omezovala na podporu základních operací, jako je příjem a výdej. Bylo běžné, že obchodní společnosti vůbec nezaznamenávaly objednávky do informačního systému, z čehož pramenily chyby v podobě nesprávné nebo pozdní dodávky, či dokonce ztráta zákaznického požadavku. To si ale dnes již nelze ani představit, protože taková společnost by v současné konkurenci neobstála! Moderní ERP systémy a jejich nástroje pro řízení logistických procesů hrají totiž v konečném důsledku mnohdy důležitější roli než obchodnická dovednost a jejich nezvládnutí může naopak vést ke krachu i nejlépe dojednaného obchodu. Každá společnost by si proto měla položit otázku: „Poskytuje nám současný informační systém kvalitní nástroje pro řízení logistiky?“

Čas na změnu
Firma, která se rozhodne pro změnu a další rozvoj by určitě měla investovat čas a přiučit se od zkušenějších. Při samotném výběru ERP systému se zaměřením na logistiku je jednoznačně správným tahem informovat se u firem s podobným typem sortimentu – jaký systém používají, jaké jsou jeho přednosti a slabiny v oblasti logistiky.

Pro správnou aplikaci ERP nástrojů je dále nezbytnou podmínkou dokonale popsat stávající logistické procesy, což však může být někdy pro firmu komplikované. Samotná znalost procesu ještě totiž neznamená schopnost ji komunikovat. Řešením v takové situaci může být například zadání popisu logistických procesů konzultantské společnosti, zabývající se procesní analýzou.

Důležité je také to, aby na sebe v rámci ERP systému jednotlivé logistické procesy navazovaly. Firmy, které tyto procesy striktně oddělují, mívají totiž většinou problémy buď s dodacími lhůtami, nebo nadbytečnými skladovými zásobami. Proto je propojení všech oblastí logistiky v ERP systému zásadní pro správný poměr mezi rychlostí dodávky a výší skladové zásoby.

U každého logistického procesu by měl být ERP systém dále schopen zákaznický požadavek zaznamenat, realizovat, a následně realizaci i vyhodnotit.

Základních způsobů jak přijmout a zaznamenat zákaznický požadavek do ERP systému je přitom hned několik. Nejčastěji používaný způsob je tradiční ruční pořízení objednávky například obsluhou zákaznických center. Pro spojení zápisu požadavku přímo s obchodním jednáním poskytují ERP systémy zase objednávkové aplikace do mobilních zařízení (PDA apod.) nebo běžné připojení obchodníků z notebooku přímo k databázi společnosti přes terminal server. Další často využívanou alternativou je elektronické natažení/odeslání požadavku. Klasickým představitelem pro B2B (business to business) je standardní rozhraní EDI používané zejména obchodními řetězci. Další možností je vytvoření komunikačního rozhraní mezi dvěma různými ERP systémy, což bývá vhodné u strategických partnerů s dlouhodobým výhledem spolupráce. V oblasti B2C (business to customer)jsou zřejmě nejznámější internetové obchody (e-Shop), kdy se zákaznické požadavky automaticky natahují do informačního systému dodavatele.

Důležitým faktorem pro úspěšné zpracování požadavku do systému je pak určení jednoznačné identifikace zboží v komunikaci s odběratelem/dodavatelem. Poměrně obvyklé je použití EAN kódů. Někteří významní odběratelé (obchodní řetězce apod.) navíc vyžadují při objednávání používat vlastní kódy zboží. ERP systém by měl tedy umožnit zápis libovolného množství zákaznických kódů k jednomu druhu zboží.

Také řada logistických údajů by měla být evidována přímo na kartě konkrétního obchodního partnera. Může se jednat jak o klasické logistické poznámky typu „pozor mají vysokou rampu u skladu – poslat auto XY“. Někteří zákazníci vyžadují konkrétní typ manipulačních jednotek, konkrétní čas závozu apod. – aby ERP systém fungoval jako páteř logistických procesů, musí tyto údaje pojmout. Na straně vytváření požadavků směrem k dodavateli je zase nezbytné, aby měla společnost z informačního systému dostatek podkladů pro objednání správného množství.

V současné době například obchodní společnosti rovněž kladou čím dál větší důraz na prognózu prodejů (forecasting) založenou na zpracování historických dat prodejů.

Požadavek na nákup je zpravidla ovlivňován faktory, jako je skladová zásoba, obrátkovost, minimální zásoba, rezervované/objednané množství, prognóza prodejů (forecasting), dodací lhůta či minimální objednací množství.

Algoritmus výpočtu (váha výše uvedených faktorů) bývá velmi specifický. ERP systémy většinou disponují takovou mírou volnosti, aby bylo možné aplikovat algoritmus podle požadavku uživatele.

Realizace zákaznického požadavku
Po zaznamenání požadavku do systému přichází na řadu jeho realizace. Jedná o soubor činností od vychystání (kompletace) zboží, přes jeho zabalení a expedici, zakončený úspěšným dodáním zákazníkovi.

Správně navržený systém uspořádání skladu přitom může společnosti ušetřit až polovinu pracovních míst u obsluhy skladu. Nejdůležitějším faktorem pro rychlost kompletace je tzv. „vychystávací kolečko“ – jedná se o navržení optimální cesty skladníka po ploše skladu. Toto musí proběhnout zároveň s rozdělením skladu na skladové pozice (lokace). Klasické je rozdělení ulička-regál-patro. Konkrétní místa ve skladu jsou označena štítky s identifikátorem lokace. Informační systém je schopen příkaz k výdeji seřadit skladníkovi tak, aby mohl zboží nakládat postupně během přirozeného pohybu skladem. Pořadí zboží v kolečku obvykle zohledňuje například požadovanou prioritu balení, či váhu sortimentu.

Příkaz k výdeji může skladník dostávat formou tištěného podkladu, stále častější však je elektronický podklad v mobilním terminálu, který dostává on-line příkazy k výdeji a v průběhu vyskladňování (snímání) je zároveň vytvářena výdejka v ERP systému. Tento způsob oproti dávkovým snímačům minimalizuje prodlevu způsobenou předáváním dat.

Jedním s posledních trendů je technologie pick-by-voice neboli kompletace na základě hlasového navádění obsluhy skladu. Skladník není vybaven mobilním terminálem pro snímání čárového kódu, ale má sluchátka s mikrofonem. Systém jej hlasově navádí na konkrétní lokace pro konkrétní sortiment, skladník při fyzickém vychystání zboží opět hlasem položku potvrzuje. Výhodou je, že obsluha skladu má obě ruce volné pro kompletaci a nemusí se zabývat mobilním terminálem.

Výše uvedené technologie obvykle bývají součástí tzv. WMS (Warehouse Management System – systém řízení skladu) systémů. Sofistikované ERP systémy buď toto mají jako standardní součást nebo mají vytvořena komunikační rozhraní s jedním nebo více WMS.

Dopravní agenda
Pokud společnost realizuje přepravu zboží k zákazníkům vlastními dopravními prostředky, klade to na logistické nástroje ERP systému další nároky. V praxi to znamená, že systém musí umět „plánovat dopravu“ – minimalizovat přejíždění z místa na místo rozdělením zákazníků na regiony, trasy, linky. Dále je nutné, aby systém dokázal optimalizovat využití přepravní kapacity dopravního prostředku. Většinou na základě určení rozměrů a váhy na kartě zboží dochází k výpočtu objemu expedovaných dodávek a na základě toho k navržení využití dopravních prostředků (počet aut, velikost).

Úspěšnost zpracování objednávek
Jedním ze základních ukazatelů fungování logistiky je „service level“ – úspěšnost vykrytí a zpracování objednávek. Úspěšnost vykrytí objednávek se vyjadřuje většinou procentuálně s tím, že dodání všeho požadovaného množství je rovno 100%. Někteří zákazníci (například velké obchodní řetězce) přitom vyžadují od svých dodavatelů smluvní závazek k vykrytí například min. 95 %.

Service level poskytuje informace následujícího charakteru:
–          co jsme nebyli schopni dodat a zákazník tedy nebyl uspokojen
–          co jsme mohli prodat, pokud bychom to měli skladem
–          úspěšnost vykrytí konkrétního produktu, skupiny produktů, produktů konkrétního dodavatele, konkrétního odběratele, konkrétního obchodníka

Z výše uvedeného vyplývá, že prodejce ze statistiky, kterou mu ERP systém poskytne, může například zjistit, že zboží od konkrétního dodavatele má výrazně nižší úspěšnost vykrytí (např. 70%) oproti ostatním a celkově snižuje service level pod akceptovatelnou hranici. Výsledkem je logicky jednání s dodavatelem nebo jeho výměna.

Jako další kritérium hodnocení objednávek lze použít třeba chybovost. Řada společností zaznamenává u každé objednávky resp. příkazu k vyskladnění identifikaci pracovníka, který zakázku kompletoval. Následně u reklamovaných objednávek toto označují. Výsledky statistiky chybných objednávek po zaměstnancích slouží jako podklad pro odměňování zaměstnanců nebo přidělování spolehlivých pracovníků na důležité dodávky.

Závěrem
Řada zejména menších společností dodnes preferuje využití lidské intuice před automatickými mechanismy informačních systémů. Nutno přiznat, že často je lidský úsudek v daném okamžiku daleko přesnější než „hloupý“ automat. Je třeba si ale uvědomit, že každá společnost, která vystaví své logistické procesy na bázi lidské intuice, se činí závislou na konkrétních zaměstnancích. Jakmile chceme nebo jsme nuceni takového člověka vyměnit, nastává částečná nebo naprostá paralýza procesu. V tomto spočívá možná nejvýznamnější přínos řízení logistických procesů ERP systémem. Pokud přijmu nového skladníka do provozu přehledně označeného skladovými lokacemi a dám mu do ruky mobilní terminál pro snímání čárového kódu s načteným příkazem k výdeji, je tento člověk schopen téměř okamžitě začít pracovat s velkou mírou přesnosti a dostatečnou rychlostí. Využití ERP logistických nástrojů obecně snižuje nároky na obsluhu skladu.

Důležité je si uvědomit, že konkurence nespí. Stejná úroveň služeb v oblasti logistiky, která stačila zákazníkům včera, jim možná nebude stačit dnes, pokud vás znovu porovnají s konkurencí.

PŘÍNOSY ERP SYSTÉMU:
–          snížení nákladů na administrativu (odstranění duplicitního zadávání dat, elektronické natahování dokladů, apod.)
–          snížení pravděpodobnosti ztráty zákaznického požadavku
–          snížení možnosti nevykrytí objednávky
–          urychlení procesu vyskladnění
–          optimalizace využití skladovacích kapacit
–          zpřesnění vychystání zboží àsnížení procenta chybných dodávek
–          přesné informace o vykrytí
–          podklady pro nákup od dodavatelů vycházející z relevantních dat
–          snížení nákladů na tisk a papír
–          snížení závislosti na lidském faktoru

Pavel Pech, mobilní konzultant společnosti J.K.R.

 

Článek vyšel v časopisu Logistika 2/2011

Prohlédnout si jej můžete v PDF formátu zde: ERP vasi firmu zrychli



Kontakty

Centrála

Žižkova 708, 261 01 Příbram II
Telefon: +420 318 40 20 10
Hotline: +420 318 40 20 20
Email: info@byznys.eu

Pobočka Brno

Rostislavovo náměstí 2936/12, 612 00 Brno
Telefon: +420 547 212 758
GSM: +420 603 869 871
Email: brno@byznys.eu

Pobočka Teplice

Buzulucká 426, 415 03 Teplice
Telefon: +420 417 536 463
GSM: +420 605 352 261
Email: teplice@byznys.eu



tlacitko2