Přihlášení

tematicky obrazek

Jak neudělat chybu při výběru informačního systému

Výběr vhodného ERP systému nebyl nikdy snadný. Vzhledem k obrovskému množství detailů, které je třeba řešit, je až příliš snadné přehlédnout klíčové kroky v procesu hodnocení systémů. Jejich vynechání přitom může mít až katastrofální následky. Proto je rozpoznání klíčových kroků, příprava na ně, a dodržování předem stanoveného hodnotícího plánu zásadní pro zajištění účinného a úspěšného výběrové řízení.

ERP řešení je integrovaný podnikový systém, který poskytuje společnosti podpůrné nástroje pro rozhodování potřebné k efektivnímu řízení a růstu podnikání. Tyto podpůrné nástroje umožňují uživatelům přístup k informacím, které potřebují a kdy je potřebují, to vše v uživatelsky příjemném formátu. Systém jako celek pak umožňuje každému jednotlivci pracovat efektivněji s vyšším stupněm zodpovědnosti. Když dojde ke změně v jakémkoliv bodě, je tato informace v systému ihned aktualizována a odpovědná osoba je v případě potřeby na dané změny okamžitě upozorněna. Management má pak možnost zobrazení této činnosti a je tak schopen činit rozhodnutí na základě aktuálních dat a informací.

O zavedení ERP řešení nebo nahrazení stávajícího systému by měla organizace určitě začít uvažovat, jakmile zažívá jednu nebo více z níže uvedených situací:
–          rychlý a nekontrolovatelný růst
–          nezjistitelná přesná finanční výkonnost firmy
–          neznámé nebo nepřesné pracovní náklady
–          skladové zásoby neodpovídají požadavkům na výrobu (neustálý nedostatek nebo přebytek)
–          dvojnásobné úsilí pro zachycení důležitých údajů, které má následně dopad na efektivitu zaměstnanců
–          špatné povědomí o očekávání zákazníků
–          pravidelně promeškané slíbené termíny dodání
–          nejasná operativní výkonnost
–          současný systém má negativní dopad na schopnost organizace růst
–          malá nebo žádná schopnost jakkoliv přesněji předvídat a plánovat produkční požadavky

Vlastní proces hodnocení a výběru ERP systému je pro každou společnost vždy jiný. Jedinečné vnitřní podmínky přesně určují, co a jak je třeba v každém podniku udělat. Existují však určité obecné kroky a postupy, kterými by se společnost při výběru nového ERP systému měla řídit. Mezi některé z těchto kroků patří:

1.  Hodnotící tým by se měl skládat z nejlepších a nejschopnějších jednotlivců z každé funkční oblasti podniku. Tito jedinci musí důkladně rozumět vnitřnímu fungování svých oddělení, protože pak teprve mohou jednoduše a přesně popisovat a komunikovat potřeby těchto oddělení na nový ERP systém. Rovněž musí chápat význam sdílení informací a integrace, a přijímat nasazení ERP systému jako pozitivní změnu. V čele týmu by měl stát některý z vedoucích manažerů společnosti, který je zodpovědný přímo generálnímu řediteli (generální ředitel a CFO by měli být zapojeni do výběru ERP systému od začátku).

2.  Členové hodnotícího týmu musí znát důvody a okolnosti, které vedly k rozhodnutí vybrat a nasadit nový podnikový systém. Také by měli vědět, jak by konečné řešení mohlo vypadat. Kromě toho by každý člen týmu měl blíže seznámit ostatní členy s fungováním oblasti podniku, kterou zastupuje.

3.  V dalším kroku je třeba identifikovat a posoudit podnikové zdroje. Záměrem je zde vyhodnotit oblasti, které jsou pro další růst podnikání nejkritičtější. Kromě těchto oblastí, které mohou být pro podnikání specifické, je rovněž třeba posoudit následující:
–     Zaměstnanci – zjistit, jak společnost aktuálně využívá své pracovníky a definovat silné stránky a klíčové oblasti, které potřebují zlepšení.
–     Technologie – identifikovat, jakým způsobem je současná IT infrastruktura limitující pro růst společnosti. Klíčem je zaměřit se na ty oblasti, jejichž vylepšení může nejvíce ovlivnit podnikání a usnadnit požadovaný rozvoj. Výsledkem bude přehled o současné technologické infrastruktuře a o tom, jak bude muset vypadat v budoucnu.
–     Workflow – je třeba analyzovat kritické procesy a sporné otázky ohledně workflow uvnitř společnosti, identifikovat kritická provozní rozhodnutí, která jsou denně dělána, a pozornost je třeba věnovat nejen tomu, jak tyto procesy skutečně pracují dnes, ale také jak by měly fungovat, až firma poroste.
–     Měření výkonnosti (performance management) – je třeba definovat obchodní model pro dosažení úspěchu, stejně jako metriky, které budou použity k měření výkonnosti podniku. Založení těchto metrik je rozhodující nejen pro určení růstového potenciálu společnosti, ale také k identifikaci cesty, kterou je třeba se pro dosažení požadovaného stupně růstu vydat.

4.  Důležité je také definovat základní faktory, které povedou ke splnění cílů společnosti. Toho lze dosáhnout stanovením jakýchsi podmínek úspěchu, které pak bude možné použít i jako vodítko pro výběr dodavatele ERP řešení. Kroky v tomto procesu by měly zahrnovat:
–          identifikaci omezení či problémů se současným obchodním přístupem, a určení těch situací, které vytvářejí největší překážky úspěchu firmy.
–          identifikaci klíčových schopností organizace, tedy těch faktorů, které dávají
firmě výraznou výhodu nad konkurencí.
–          identifikaci požadavků na řešení, pokud jde o implementačního partnera,
vlastnosti systému, nabízené funkce, služby, nástroje, pokračující péči o zákazníky a podporu atd.

5.  Dále je třeba určit nejdůležitější funkcionalitu systému při hodnocení a výběru správného podnikového řešení pro vaši organizaci.

6.  Mezi další otázky, které je třeba vzít v úvahu při hodnocení možných ERP řešení, pak patří například:
–          Bude nám řešení, které je vytvořeno se zaměřením na průmysl, vyhovovat více než obecné?
–          Je produkt dodavatele dostatečně škálovatelný, aby se dokázal přizpůsobit rychlému nebo neočekávanému růstu?
–          Jsou ERP řešení, která přicházejí v úvahu, konfigurovatelná, aby si dokázala poradit se specifickými potřebami a obchodními procesy, které máme v organizaci dnes, stejně jako s těmi novými v budoucnu?
–          Je řešení flexibilní, takže může pracovat na různých IT platformách a přizpůsobit se tak případným změnám v budoucnu?

Po identifikaci jedinečných potřeb dané organizace a kritických funkčních požadavků na nový ERP systém by mělo dalším krokem být určení postupu, který bude společnost během hodnocení a konečného výběru toho správného softwaru dodržovat. Definováním tohoto postupu v předstihu se tým vybírající nový systém vyhne nákladnému prodlužování procesu hodnocení. Postup by měl zahrnovat:
–          přehled potenciálních ERP produktů, které jsou “vhodné” do prostředí organizace
–          vyloučení těch softwarových produktů, které nesplňují stanovené potřeby a požadavky
–          vytvoření seznamu dodavatelů pro závěrečné přezkoumání – obvykle tři až pět
–          detailní prezentace jednotlivých produktů
–          ověření referencí dodavatele

Než dojde k závěrečnému jednání o smlouvách, je rozhodně ku věci se účastnit také auditu vlastní společnosti, který provádí dodavatel, jenž se stal vítězem výběrového řízení.

Mezi nesčetnými dodavateli softwaru, systémovými integrátory a konzultanty může mít výběr vhodného ERP systému mnoho podob. Nicméně pokud vaše společnost aktivně hledá ERP řešení nebo se chystá zahájit výběrové řízení, pamatujte, že vašemu podnikání nejlépe poslouží systém, který je vybrán na základě vašich konkrétních potřeb.

Vladimír Králíček, generální ředitel společnosti J.K.R.

 

Článek vyšel v časopisu Finanční Management 1/2011

Prohlédnout si jej můžete v PDF formátu zde: Jak neudelat chybu pri vyberu ERP



Kontakty

Centrála

Žižkova 708, 261 01 Příbram II
Telefon: +420 318 40 20 10
Hotline: +420 318 40 20 20
Email: info@byznys.eu

Pobočka Brno

Rostislavovo náměstí 2936/12, 612 00 Brno
Telefon: +420 547 212 758
GSM: +420 603 869 871
Email: brno@byznys.eu

Pobočka Teplice

Buzulucká 426, 415 03 Teplice
Telefon: +420 417 536 463
GSM: +420 605 352 261
Email: teplice@byznys.eu



tlacitko2