Přihlášení

tematicky obrazek

Pozvedněte podnikání s informačním systémem

Trápí vaši společnost organizační chaos, náročné, pomalé a málo efektivní interní procesy, problémy v komunikaci s dodavateli či zákazníky a značné množství manuálně a na první pohled zbytečně vykonávaných administrativních úkolů?

Anebo naopak malý přehled o skutečném dění v podniku, pohybu skladových zásob, vytíženosti vozového parku a podobně? Pak byste měli začít rychle přemýšlet o větším využití moderních informačních technologií, v tomto případě především o podnikovém informačním systému ERP.

„Podle posledních údajů statistického úřadu je penetrace ERP systémů u českých společností stále velmi nízká, třeba v segmentu středně velkých podniků s 50 až 250 zaměstnanci je to na úrovni pouze 30,2 procent. Tyto firmy se pak potýkají s problémy, které jim přináší řada samostatných systémů a modulů, jež nelze propojit, což vede například k nutnosti dvojitého zadávání dat, neaktuálním informacím nebo zvýšeným nákladům na dodatečné lidské zdroje,“ upozorňuje Daniel Tomčala ze společnosti Epicor Software. Díky vhodně zvolenému ERP systému je přitom možné pokrýt všechny oblasti podnikání, elektronizovat značnou část podnikových procesů a s tím související administrativy, integrovat všechny provozní, výrobní, distribuční a technické systémy do jednoho funkčního celku a dosáhnout maximální možné úrovně produktivity podniku.

S čím může ERP pomoci
Podnikový informační systém může firmě pomoci například tím, že poskytne komplexní přehled o chodu firmy – od financí přes dodávky až po zákazníky nebo dodavatele, takže v každém okamžiku máte přehled o tom, co se ve firmě děje a máte tak k dispozici informace pro správná rozhodnutí k tomu, jak zvýšit celkovou výkonnost firmy. V dalším případě může jít například o úsporu pracovních pozic, v jiném případě zase může dojít k lepšímu využití aktuálních a přesných dat z hlediska obchodu.
Zautomatizováním některých procesů je možné věnovat se jiným, pro firmu důležitějším činnostem, které mají v důsledku větší efekt.

Poznejte své zákazníky
Z pohledu jednotlivých součástí ERP systému skýtá mnohé výhody například oblast řízení vztahů se zákazníky (CRM nebo také Customer Relationship Management). Vysoce konkurenční tržní prostředí totiž klade velké nároky na flexibilitu firmy a její schopnost udržet si a rozvíjet stávající klientskou základnu. Boj o nové zákazníky je pak ještě těžší a zaujmout dobrou nabídkou nesnadné. Jak tedy vést efektivní prodejní cyklus s minimálními náklady a rovněž s minimální dobou od prvního kontaktu až k podpisu kontraktu se zákazníkem?

Na tyto a mnohé další otázky vám dokáží dát odpovědi právě CRM systémy, které vašemu podniku poskytnou podporu pro efektivnější sledování a organizování vztahů se stávajícími i potenciálními zákazníky prostřednictvím sběru, ukládání, využívání a analýzy dat. Informace o zákaznících a jednáních s nimi pak mohou být zadávány, ukládány a zpřístupněny pracovníkům napříč různými odděleními celé společnosti. CRM může posloužit také jako nástroj pro podporu marketingových či obchodních oddělení ve společnosti s návazností jak na operativní úseky na pracovištích (například hotline, infolinka či servisní středisko), tak i na vrcholové vedení společnosti (taktické a strategické plánování, hodnocení obchodníků, podklady pro přístup ke kategoriím partnerů apod.). „Vhodně zvolený a správně implementovaný CRM systém může firmě pomoci poskytovat přesně ty služby a produkty, o které zákazník opravdu stojí, zefektivnit křížový prodej produktů, usnadnit obchodníkům uzavírání obchodů a kromě udržování stávajících zákazníků objevovat a získávat nové,“ vyjmenovává Martin Korejs ze společnosti J.K.R.

CRM systémy současnosti tedy rozhodně nejsou jen jednoúčelové aplikace pro zachycení jména a adresy zákazníka či případně data poslední návštěvy. CRM aplikace dnes poskytují nesmírně bohatou základnu pro podchycení informací o zákaznících, partnerech nebo i konkurenci a zároveň mohou významnou měrou přispět k realizaci transformačních procesů ve společnosti. „CRM je technologie, která podporuje transformaci uvnitř společnosti. Podnik často bývá orientován na nějaký produkt, skupiny produktů nebo řešení. Úspěšné společnosti upřednostňují zákazníka a zaměřují své obchodní procesy právě na něho. Jakmile začne převládat důraz na zákazníka, je CRM nástroj, který pomůže či umožní transformaci z produktově na zákaznicky orientovanou společnost,“ potvrzuje Daniel Burian ze společnosti Oracle.

Získejte lepší přehled
Dalším nástrojem, který dokáže velkou měrou ovlivnit kvalitu informatiky ve vaší organizaci a významně přispět ke zvýšení ekonomické výkonnosti firmy, její konkurenceschopnosti a tím i k lepšímu postavení na trhu, je Business Intelligence (BI).

„BI umožňuje neustálé sledování vývoje obchodní činnosti, a to od nepřetržitého přehledu prodejů přes logistické funkce, až po informace potřebné pro strategické plánování, které mohou vedoucí pracovníci využít při stanovení účelných cílů a zdůvodňování nákladů a dosáhnout tak vyšší ziskovosti,“ líčí Tomáš Denemark ze společnosti Arbes Technologies. Díky stále silnějšímu propojení se standardními kancelářskými softwary, jako je například Excel, nebo i s velkými aplikacemi typu ERP či CRM, mohou být BI nástroje k dispozici širokému okruhu uživatelů v celém podniku. „Typickým využitím Business Intelligence je tvorba analýz prodejů a nákupů v obchodních společnostech. Široké spektrum uživatelů od majitelů a manažerů společnosti až po obchodní zástupce má možnost přehledně sledovat vývoj prodejů členěných dle sortimentních skupin, zákaznických regionů a jejich dealerů,“ uvádí Daniel Tomčala. Obdobné postupy lze provádět například i v datech skladového hospodářství, nebo s daty účetními, výrobními či zakázkovými. Společnost používající takovéto moderní nástroje pak dokáže rychle rozpoznat odchylky od požadovaného stavu, odkrýt příčinu vzniklých jevů a stanovit odpovídající opatření.

Řiďte projekty efektivně
Nástroje projektového řízení patří v současné době mezi neocenitelné „pomocníky“. Tomu odpovídá i nabídka na trhu – existuje řada specializovaných aplikací, které slouží jako podpůrné prvky pro plánování zakázek. Většina z nich vám však nedokáže poskytnout komplexní pohled na celý projekt, například na skutečné náklady a výnosy na projekty.

„Samostatné projektové nástroje sice nabídnou poměrně jasnou představu o podobě projektu, ale obvykle zde už nenajdete zejména možnost přímého srovnání se skutečnými financemi,“ upozorňuje Martin Korejs. Tím se dostáváme k základní výhodě, kterou přináší zapracování funkcionality pro řízení projektů přímo do podnikového ERP systému, a tou je provázanost s ostatními moduly ERP.

Projektové řízení, které je součástí ERP řešení, vám dovolí například v kontextu s financemi pracovat jak s náklady, tak i s výnosy na projekty, a to navíc stejně tak s plánovanými jako se skutečnými. Díky tomu pak získáte zpětnou vazbu, co se týče realizace projektu (sledování odchylek oproti plánu, analýza kapacit a nákladů, apod.). Finanční ukazatele dále navazují na ostatní moduly jako zakázky, informace nebo obchodní případy, atd., takže informační systém dokáže evidovat všechno, co v rámci konkrétního projektu proběhlo, například kolik přišlo faktur, jaký je pohyb zboží ve skladu, poskytuje přehled o objednávkách, korespondenci, účetnictví, a podobně.

„Projektové řízení jakožto součást ERP řešení eliminuje také nutnost duplikovat práci, nebo složitě vytvářet můstky pro přenos dat z jednoho systému do druhého, a hlavně nabízí jednotné prostředí, což značně zefektivní práci všech uživatelů. Díky integraci projektového řízení do ERP se také zjednodušuje implementace a správa celého systému, zvláště pokud se jedná o řízení projektů v širším měřítku,“ doplňuje Korejs.

O významu projektového software svědčí i studie Mezinárodní asociace projektových manažerů (IPMA) a společnosti IFS z loňského podzimu, ze které vyplývá, že celých 77 % respondentů z celkového počtu 70 dotázaných ředitelů výrobních firem jej považuje za zcela klíčový pro efektivní provoz. Průzkum přitom ukázal, že plně integrované IT systémy pro projektové řízení má prozatím pouze jedna čtvrtina (25 %) z dotazovaných podniků.

„Projektové řízení je možné aplikovat téměř všude, především v případech, kdy se jedná o unikátní či specifickou posloupnost činností vedoucí k naplnění cíle. Význam tedy má například ve výrobních společnostech či ve stavebnictví, ale také v oblasti vzdělávání nebo obchodu,“ vysvětluje Pavel Bláhovec, obchodní ředitel společnosti IFS Czech.

Modernizujte dokumenty
„ERP systémy poskytují celou řadu nástrojů, které mohou pomoci zvýšit efektivitu podnikání. Poslední dobou je v oblasti ERP tématem číslo jedna také například postupná kompletní elektronizace komunikace v podnikání, zejména pak v souvislosti s nutností plnit zákonné požadavky vyplývající z příchodu datových schránek určených ke komunikaci se státní správou, nebo v rámci zavedení jednotného formátu elektronických faktur ISDOC,“ říká Martin Korejs. Oběh dokumentů po firmě v papírové formě je nejen neúsporný a neefektivní, ale také výrazně omezuje a brzdí vnitropodnikové procesy.

Optimalizovat schvalování dokladů přitom můžete vcelku jednoduše. Prvním krokem může být například využití nástroje DMS (Document Management System), jehož základním úkolem je zefektivnit správu a třídění jakýchkoliv dokumentů, ať již elektronických, nebo takových, které jsou do elektronické podoby převedeny například pomocí dokumentových scannerů a následně automatizovaně uloženy v dokumentovém skladu ERP systému. Dokumentový sklad pak dále poskytuje další důležité funkce, k nimž patří zejména uspořádání jednotlivých složek do přehledné struktury, fulltextové vyhledávání či automatická tvorba verzí dokumentů, a to včetně evidence změn a přístupů. Vše pak doplňuje automatická archivace celé databáze.

DMS integrovaný do prostředí ERP systému vám navíc dokáže přinést nové možnosti v automatickém propojení elektronických dokumentů DMS s jednotlivými datovými záznamy v ERP systému, a hlavně v možnosti navázat na vstupní zpracování dokumentů postupy jejich ověřování a autorizace, které probíhají dle nastavených workflow, nadefinovaných podle interních postupů pro zpracování jednotlivých druhů dokladů. Na konci celého schvalovacího procesu například faktury pak dojde k jejímu definitivnímu potvrzení se zápisem do fakturace ERP systému s následnou možností platby a zaúčtováním.
Tímto způsobem může společnost standardně zkrátit dobu potřebnou pro schválení dokladů až na čtvrtinu a nezanedbatelná je i úspora finančních prostředků jinak vynaložených na administrativu, reprodukci, vytváření kopií za ztracené originály, ale třeba i za fyzickou archivaci.

Jak poznat, co zákazníci chtějí
Dnes jsou k dispozici CRM systémy, které umožňují pomocí profilu zákazníka a způsobu, jakým reaguje, predikovat tu nejpravděpodobnější nabídku, která ho osloví. Například pro telekomunikačního operátora, který má na trhu třeba 50 nebo 60 relevantních nabídek typu televize, hlas, data či mobil zdarma v mnoha kombinacích, dokáže CRM systém vybrat řekněme tři, které jsou nejpravděpodobnější právě pro konkrétního zákazníka, a to dle toho, jaké služby využíval v minulosti, jak platí, jaký platební kanál využívá nebo jestli je na internetu atd. Existuje řada faktorů, které lze sledovat a na základě toho pak predikovat, co je z nabídky produktů a služeb dané firmy pro zákazníka zajímavé. V případě firemního sektoru, neboli B2B, jak se také říká, lze využít i propracovanějších metodik. CRM zde nabízí prodejní metodologie identifikující potenciál společnosti při prodeji. Například nástroj, který se jmenuje Sales Prospector, dokáže analyzovat předchozí interakce – co si u vás zákazník objednal, jaké produkty, v jakém objemu a jak často. Přitom zkoumá potenciál, který vaše společnost nabízí a který by mohla u svého zákazníka uplatnit. Dokáže identifikovat potenciální místa, kde je třeba napřímit obchodní úsilí, a zobrazí je ve formě nějakých bublin, které odráží velikost onoho potenciálu a obsahují i konkrétní produkty, které je možné danému zákazníkovi nabídnout.
Daniel Burian, CRM Senior Presales Manager, Oracle

Business intelligence pro všechny

Využívání nejmodernějších technologií pro zpracování dat označované termínem Business inteligence už dávno není jen doménou velkých společností, ale proniká také mezi střední a malé podniky. Příkladem systému, který je přizpůsoben přímo potřebám malých a středních organizací, je řešení Arbes FEIS [BI]. Jeho ovládání je snadné a intuitivní s minimálními nároky na školení koncových uživatelů. Také klade menší nároky na IT a díky 100% webovému rozhraní není nutné toto řešení instalovat na uživatelském PC. Při standardním způsobu implementace je navíc možné je připravit, nasadit a předat do rutinního provozu během pouhých pěti týdnů od podpisu smlouvy.

 

Článek vyšel v časopisu Moderní řízení 2/2011

Prohlédnout si jej můžete v PDF formátu zde: Pozvednete podnikani s IS

 

 

 

 



Kontakty

Centrála

Žižkova 708, 261 01 Příbram II
Telefon: +420 318 40 20 10
Hotline: +420 318 40 20 20
Email: info@byznys.eu

Pobočka Brno

Rostislavovo náměstí 2936/12, 612 00 Brno
Telefon: +420 547 212 758
GSM: +420 603 869 871
Email: brno@byznys.eu

Pobočka Teplice

Buzulucká 426, 415 03 Teplice
Telefon: +420 417 536 463
GSM: +420 605 352 261
Email: teplice@byznys.eu



tlacitko2