Přihlásit se Zjistit cenu

Interní zóna

Kdy je ten správný čas na pořízení ERP systému?

10. 2. 2022

Implementace ERP systému je důležitým rozhodnutím, které by vaše firma rozhodně neměla brát na lehkou váhu. Dobrá zpráva je, že s ohledem na přínosy ERP systému máte jistotu, že investice do řešení se brzy vrátí. Jak ale poznáte, že nastal ten správný čas?

Když administrativa přeroste přes hlavu 

Překážka: Provoz firmy se neobejde bez velkého množství rutinní administrativy, od zadávání úkolů přes účetnictví až po skladovou evidenci. V menších podnicích lze něco takového zvládnout s tužkou a papírem či tabulkou v MS Excel, ale co když toto řešení přestane stačit? Stačí jen, aby se firma nečekaně rozrostla, a náhle se ocitnete v situaci, kdy se zaměstnanci ztrácí v záplavě šanonů a formulářů. Zajistit to, aby po firmě nekolovaly zastaralé, duplicitní či nesprávné informace, se stává nadlidským úkolem.  

Řešení: Zde vám ERP systém pomůže nejen digitalizací všech dokumentů, ale také automatizací řady rutinních procesů. Celou svou práci tak můžete přesunout do virtuálního prostoru, kde se systém postará o to, aby všichni pracovali se stejnými a aktuálními daty.

Když vytváření dokladů trvá příliš dlouho 

Překážka: Příjemky, výdejky, objednávky, fakturace nebo třeba i potvrzení o zdanitelných příjmech pro zaměstnance. To všechno musí vaši lidé ručně vyplňovat, tisknout, předávat a archivovat, zatímco vedení firmy si procvičí zápěstí při podepisování stohů smluv a dokumentů. Pak stačí prosté nedorozumění, někdo dokument nepotvrdí, někdo špatně sečte čísla a průšvih u zákazníka nebo úřadů je na světě. 

Řešení: Zaměstnance ERP systém potěší automatickým vyplňováním údajů, skladníkům ušetří práci čtečky čárových kódů odesílající data přímo do systému a například účetním přijde vhod automatické generování faktur a účetních dokumentů. To všechno vaši firmu prakticky zbaví manuálního zadávání dat.  

Když jsou zaměstnanci závislí na pobytu v kanceláři 

Překážka: Obchodníci představující produkty u zákazníka nebo servisní technici pracující v terénu. To jsou jen dva z řady příkladů profesí, které musí mít po ruce důležité informace i mimo sídlo společnosti. Mnoho techniků i obchodníků tak vyráží do terénu s brašnou plnou formulářů a dokumentů a když přeci jen něco neví, nemají jinou možnost než vše složitě řešit s centrálou přes telefon. Technici v terénu nemají jinou možnost než účtenky za servisní výkony psát tužkou doslova na koleni. Pro řadové zaměstnance je pak pohodlná práce na home office hotové science-fiction. 

Řešení: Při práci mimo kancelář využijete přístup k ERP systému i na dálku. Stačí jen webový prohlížeč, vhodné zařízení a veškerá data uložená v systému máte po ruce kdekoliv v dosahu internetového připojení. Umožníte tak efektivně pracovat nejen pracovníkům v terénu, tak i zaměstnancům na home office.  

Když spolu systémy nekomunikují 

Překážka: Pořízení účetního nebo skladového systému vám může ušetřit mnoho práce i nervů. Dříve či později ale narazíte na problémy způsobené tím, že jednotlivá řešení jsou od sebe oddělená a nemohou si předávat data. V konečném důsledku se tak nevyhnete ručnímu přepisování objednávek, položek a dalších informací z jednoho systému do druhému. Tato praxe je nejen časově náročná, ale také vytváří prostor pro chyby způsobené lidským faktorem. Stačí pár překlepů a objednávka může odejít k zákazníkovi nekompletní. 

Řešení: ERP systém vám umožní sjednocení všech firemních agend a systémů do jednoho centralizovaného řešení. Účetní program, skladový systém, evidence vozidel, řízení výroby, CRM systém… to všechno naleznete v jednom rozhraní. Vše navíc využívá identická data z centrální databáze a vždy tak máte jistotu, že všechna oddělení pracují se stejnými informacemi.  

Když je řízení e-shopu noční můra. 

Překážka: I ten graficky nejvychytanější e-shop je k ničemu, když jej nedokážete podpořit výkonnou administrativou. Když ale ta závisí na papíru a tužce, neobejdete se bez velké nálože ručního vyplňování. Zaměstnanci náhle nemusí jen zadávat produkty na e-shop, ale rovněž také musí hlídat jejich dostupnost, manuálně měnit ceny, přepisovat objednávky do skladového systému a ručně zadávat nové položky.  

Řešení: I zde vám sjednocení agend do jednoho rozhraní ušetří mnoho času i práce. Elektronický obchod se zde stane další částí celého řešení, která do databáze automaticky odesílá objednávky a informace o zákaznících. Opačným směrem putují aktuální údaje o skladových položkách, jejich cenách a dostupnosti.  

Když nevíte, co se ve vaší firmě děje 

Překážka: Z hromad papírů a nekompletních reportů ani ten nejtalentovanější šéf nemá šanci poznat, jak na tom jeho firma vlastně je. Kdo v takové situaci dohlédne na plnění plánů, lidské zdroje, stav jednotlivých úkolů či to, jak si jednotlivá oddělení vedou? Nejde přitom pouze o informace z přítomnosti – bez relevantních a aktuálních dat není možné ani plánovat budoucnost, ať už krátkodobou či dlouhodobou.  

Řešení: Centralizace dat v neposlední řadě usnadní práci managementu i vedení. S daty pod jednou střechou mohou manažeři snadno sledovat workflow, stav úkolů i výkonnost jednotlivých oddělení, zatímco vedení si snadno vygeneruje aktuální a úplné reporty pro důležitá rozhodnutí o budoucnosti společnosti.  

 

Máte chuť číst dál? Přečtěte si článek o přínosech ERP systému Byznys.

Matěj Štochl

Ředitel obchodního oddělení

Zjistit více informací

Systém Byznys vám přináší Solitea

Podzimní webináře

Registrujte se zdarma na webináře o řízení výroby a novinkách v Byznysu

To mě zajímá
Zavřít