WMS místo Excelu: Kdy už tabulky na řízení skladu nestačí?

Tento článek je určený pro: 

• vedoucí skladu a logistiky, kterým Excel nebo ruční evidence přestávají stačit pro každodenní řízení skladu, 
• provozní manažery, kteří potřebují snížit množství ruční práce, chyb a zbytečného dohledávání, 
• majitele a vedení rostoucích výrobních, obchodních a distribučních firem, které chtějí zjistit, zda současný způsob řízení skladu ještě odpovídá jejich provozu a kdy už dává smysl přejít na systémové řešení. 

Co je skladový systém a co je WMS? 

Skladový systém je obecné označení softwaru pro evidenci a řízení skladu. Může jít o jednodušší řešení pro evidenci zásob a skladových pohybů, ale také o pokročilé WMS (Warehouse Management System), které detailně řídí samotný skladový provoz. WMS vedle evidence zásob pracuje například s přesným umístěním zboží, skladovými lokacemi, čtečkami nebo jednotlivými kroky při příjmu, přesunech, vychystávání a expedici. Pomáhá tak řídit nejen to, co je skladem, ale také kde se zboží nachází a co se s ním má v danou chvíli stát. 

WMS tak může skladníka provázet například při příjmu a zaskladnění zboží, přesunech mezi lokacemi, vychystávání nebo expedici. Využívá přitom aktuální data ze skladu a technologie, jako jsou čárové kódy a čtečky. Výsledkem není jen přesnější evidence, ale především řízený skladový proces s menším prostorem pro ruční dohledávání a chyby. 

Dobře je rozdíl mezi pouhou evidencí a řízením vidět v praxi. Ve společnosti MORACELL přestaly ruční práce, papírování a Excel odpovídat nárokům skladu s kapacitou 16 000 paletových míst. Po zavedení WMS se čtečkami mají skladníci informace o umístění a množství položek přímo v systému. 

WMS přitom není totéž co ERP systém. WMS se soustředí především na řízení skladu, zatímco ERP propojuje sklad s dalšími oblastmi firmy (například obchodem, nákupem, výrobou, financemi nebo reportingem) nad společnými daty. Kdy dává větší smysl WMS, kdy ERP se skladovým modulem a kdy jejich propojení, ukážeme dále v článku. 

Kdy Excel přestává stačit pro řízení skladu? 

Excel přestává být pro řízení skladu dostačující ve chvíli, kdy sklad potřebuje více než evidenci zásob. Typickým signálem je rostoucí množství ruční práce, rozdíly mezi tabulkou a skutečným stavem skladu, obtížné dohledávání zboží nebo závislost na zkušenostech konkrétních skladníků. 

Excel může být pro menší nebo jednodušší sklad praktickým nástrojem. S rostoucím počtem položek, objednávek, skladových lokací nebo lidí ale přibývá situací, které už tabulka sama řídit nedokáže. Nejčastěji se to projeví v těchto oblastech: 

1. Data v Excelu neodpovídají aktuálnímu stavu skladu 

Pokud se skladové pohyby zapisují ručně nebo s časovým odstupem, tabulka ukazuje pouze to, co do ní někdo naposledy zadal. Mezitím už ale mohlo být zboží přesunuto, vyskladněno nebo použito ve výrobě. 

Problém pak není v samotném Excelu, ale v časové prodlevě mezi skutečným pohybem zboží a jeho evidencí. Lidé pracují s různými informacemi a musí skutečný stav ověřovat přímo ve skladu. 

2. Skladníci tráví čas hledáním zboží 

S rostoucím skladem už nestačí vědět, že položka „je skladem“. Potřebujete také přesně vědět, kde se nachází, v jakém množství a případně v jaké šarži či sérii. 

Pokud tyto informace stojí především na zkušenostech skladníků, vzniká závislost na konkrétních lidech. Nový nebo zastupující pracovník se ve skladu orientuje výrazně hůře a část pracovní doby padne na samotné dohledávání. 

3. Stejná data se musí ručně přepisovat 

Objednávka přijde z obchodu nebo e-shopu, někdo ji přepíše do evidence a další člověk podle ní připravuje expedici. Čím více podobných kroků firma provádí ručně, tím více času spotřebuje administrativa a tím větší prostor vzniká pro chybu. 

Skladový systém umožňuje jednotlivé kroky propojit tak, aby jedna informace nemusela být opakovaně zadávána do několika tabulek nebo aplikací. 

4. Inventura je zdlouhavá a odhaluje rozdíly 

Pokud je pro firmu inventura pokaždé rozsáhlou kontrolou toho, zda evidence odpovídá realitě, může být problém už v průběžném způsobu práce se skladovými daty. 

Při systémově řízeném skladu se jednotlivé pohyby zaznamenávají průběžně. Čtečky, čárové kódy a přesná evidence lokací proto pomáhají udržovat skladová data aktuální už během běžného provozu, ne až při inventuře. 

5. Sklad funguje odděleně od obchodu, výroby nebo nákupu 

Samostatná tabulka může dobře evidovat zásoby, ale neví automaticky, co právě objednal zákazník, jaký materiál bude potřebovat výroba nebo co má nákup doplnit. 

Jakmile jsou tyto procesy vzájemně závislé, potřebuje firma propojit skladová data s navazujícími agendami. Právě zde začíná být důležité rozhodnutí, zda potřebujete samostatné WMS, ERP se skladovým modulem, nebo kombinaci obou řešení. 

Excel tedy není potřeba opouštět jen proto, že firma roste. Důvod ke změně nastává ve chvíli, kdy ruční evidence začíná zpomalovat provoz, zvyšovat riziko chyb nebo bránit tomu, aby měl sklad a vedení firmy k dispozici spolehlivá aktuální data. 

Stačí vašemu skladu současný systém? 

Poznáváte některý z výše uvedených problémů i ve své firmě? Otestujte svůj sklad a zjistěte, zda už potřebujete WMS nebo jiné systémové řešení pro jeho řízení. 

Otestujte váš sklad

Excel vs. WMS vs. ERP se skladovým modulem: Jaké jsou rozdíly? 

Excel slouží především k evidenci, WMS k detailnímu řízení skladových operací a ERP se skladovým modulem propojuje sklad s dalšími procesy firmy. Vhodné řešení proto závisí hlavně na tom, co potřebujete řídit, od jednoduché evidence přes skladové operace až po propojení skladu s obchodem, výrobou nebo financemi. 

Chcete rozdíly mezi jednotlivými řešeními porovnat podrobněji? Přečtěte si článek ERP vs. WMS: Jaká možnost je pro řízení skladu a firmy lepší? 

WMS a ERP při řízení skladu 

WMS se zaměřuje na detailní řízení skladových operací, zatímco ERP propojuje sklad s dalšími procesy firmy. Obě řešení se přitom nevylučují a mohou fungovat společně. 

WMS je přímo součástí ERP systému Byznys. Firma tak získává nástroje pro detailní řízení skladových procesů, například práci s lokacemi, čtečkami, příjmem, výdejem nebo pohybem zboží, a zároveň výhodu jejich propojení s dalšími agendami v jednom systému. Skladová data tak mohou přímo navazovat například na obchod, nákup, výrobu nebo finance. Pokud firma hledá pouze samostatné řešení skladu, může pro ni dávat smysl specializované WMS. Pokud ale potřebuje sklad řídit v kontextu celé firmy, Byznys propojuje WMS a ostatní podnikové procesy nad společnými daty. 

TIP: ERP vs. WMS: Jaká možnost je pro váš sklad ta pravá? 

Co umí moderní skladový systém? 

Moderní skladový systém nevede pouze evidenci zásob. Pomáhá řídit pohyb zboží od příjmu přes uložení a přesuny až po vyskladnění, expedici a inventuru. Zaměstnanci díky tomu pracují s aktuálními daty a jednotlivé skladové operace nemusí dodatečně zapisovat do tabulek. 

Podle konkrétního řešení může skladový systém zajistit například: 

• aktuální přehled o zásobách a skladových pohybech včetně informací o umístění, šaržích nebo sériových číslech,
• práci s čárovými kódy a čtečkami, které zaznamenávají skladové operace přímo při jejich provádění,
• řízení skladových lokací, aby pracovníci věděli, kde se zboží nachází a nemuseli se spoléhat pouze na vlastní znalost skladu,
• rychlejší a přesnější inventury díky průběžně evidovaným skladovým pohybům,
• dohledatelnost pohybu zboží, která pomáhá zpětně určit, co se s konkrétní položkou dělo,
• propojení skladu s objednávkami, e-shopem, nákupem nebo výrobou podle rozsahu zvoleného řešení. 

Hlavní změna oproti Excelu tedy nespočívá jen v tom, že se stejná evidence přesune do jiného programu. Skladový systém přesouvá část kontroly z lidí a tabulek přímo do nastavených procesů a omezuje množství ručního přepisování, dohledávání a následných kontrol. 

Jak vypadá přechod z Excelu na skladový systém? 

Přechod z Excelu na skladový systém začíná analýzou současného provozu, ne výběrem funkcí. Firma si nejprve potřebuje ujasnit, kde vznikají chyby, zdržení nebo zbytečná ruční práce. Teprve potom dává smysl navrhnout budoucí procesy, připravit data a systém zavést do běžného provozu. 

1. Zmapujte, jak sklad skutečně funguje 

Popište současný proces od příjmu zboží až po jeho výdej nebo expedici. Zaměřte se hlavně na místa, kde se data ručně přepisují, vznikají chyby, zaměstnanci informace dohledávají nebo je fungování skladu závislé na znalostech konkrétních lidí. 

Výsledkem by neměl být seznam požadovaných funkcí, ale jasný popis problémů, které má nový systém odstranit. 

2. Navrhněte budoucí skladové procesy 

Nový systém by neměl pouze převést současné tabulky do jiného prostředí. Ujasněte si, jak mají fungovat příjem, výdej, lokace, čárové kódy nebo návaznost skladu na objednávky, výrobu či expedici. 

V této fázi se také ukáže, zda potřebujete základní skladové řešení, WMS, nebo širší propojení prostřednictvím ERP systému. 

3. Připravte a vyčistěte data 

Před migrací zkontrolujte skladové položky, jejich označení, měrné jednotky, lokace a aktuální stavy zásob. Nekvalitní data by do nového systému pouze přenesla problémy původní evidence. 

4. Otestujte systém na reálných situacích 

Před ostrým spuštěním ověřte běžné skladové operace i jejich návaznost na další procesy. Do testování zapojte zaměstnance, kteří budou se systémem skutečně pracovat, protože skladník může při praktické zkoušce odhalit jiné problémy než vedení nebo IT. 

5. Zaškolte zaměstnance a počítejte se změnou 

Lidé by měli rozumět nejen tomu, jak systém ovládat, ale také proč se dosavadní způsob práce mění. Po spuštění sledujte, kde v praxi vznikají komplikace, a nastavení systému podle potřeby dále upravujte. 

Úspěšný přechod z Excelu proto nestojí jen na technologii. Rozhodují kvalitní data, správně nastavené procesy a zapojení lidí, kteří budou nový skladový systém každý den používat. 

Kolik stojí skladový systém a jak dlouho trvá jeho zavedení? 

Cena i délka zavedení skladového systému závisí na složitosti skladu a rozsahu požadovaného řešení. Rozhoduje nejen počet uživatelů nebo skladů, ale také potřebné integrace, úpravy na míru, stav vstupních dat a náročnost implementace. 

Kolik stojí skladový systém? 

Univerzální cenu skladového systému nelze určit bez znalosti konkrétního provozu. Jinou investici vyžaduje základní skladová evidence a jinou WMS s řízenými lokacemi, čtečkami a napojením na výrobu, e-shop nebo další firemní systémy. 

Do celkové investice vstupují zejména: 

• rozsah a složitost řešení – počet skladů, uživatelů a požadovaných procesů,
• integrace a úpravy na míru – například napojení na e-shop, výrobu nebo další aplikace,
• příprava a migrace dat, implementace a školení,
• potřebný hardware – například čtečky nebo terminály. 

Při porovnávání nabídek proto nesledujte pouze pořizovací cenu. Důležitá je celková investice do zavedení a provozu systému ve vztahu k přínosu, který má firmě přinést. 

Vedle otázky „Kolik bude nový systém stát?“ se proto vyplatí spočítat také, kolik firmu stojí současný způsob práce: ruční přepisování a dohledávání, chyby, zdlouhavé inventury nebo neefektivně využité pracovní kapacity. 

Jak dlouho trvá zavedení skladového systému? 

Ani pro délku implementace neexistuje univerzální termín. Ovlivňuje ji rozsah řešení, kvalita dat, množství integrací a úprav i připravenost zaměstnanců na nový způsob práce. 

Důležitější než co nejrychlejší spuštění je kvalitní příprava. Před ostrým provozem je potřeba mít připravená data, otestované klíčové procesy a zaškolené uživatele. Jinak hrozí, že nový systém pouze převezme část problémů původního způsobu práce. 

Cena i délka implementace by proto měly vycházet z analýzy konkrétního skladu, nikoliv z univerzálního ceníku nebo obecného časového odhadu. 

Jaké výsledky může digitalizace skladu přinést? 

Digitalizace skladu může snížit chybovost a množství ruční práce, zrychlit inventury a zlepšit přehled o zásobách. Konkrétní výsledky závisí na výchozím stavu skladu a procesech, které firma automatizuje. 

Význam aktuálního přehledu potvrzují také data společnosti Zebra Technologies: 82 % lidí s rozhodovací pravomocí v oblasti skladů souhlasí, že lepší přehled o provozu vede k efektivnějšímu využití zaměstnanců a prostředků. 

Jak může změna vypadat v praxi, ukazují zkušenosti firem využívajících systém Byznys: 

Z praxe: MORACELL přešel od Excelu a papíru k řízenému skladu 

Ve společnosti MORACELL přestaly ruční procesy, papírování a Excel odpovídat nárokům skladu s kapacitou 16 000 paletových míst. Firma proto rozšířila ERP systém Byznys o WMS se čtečkami, které dnes řídí skladové procesy a poskytuje skladníkům aktuální informace o umístění a množství položek. 

Před změnou mohl skladník, který přesně nevěděl, kde se konkrétní zboží nachází, jeho hledáním ztratit desítky minut. S růstem firmy proto začalo být důležité převést skladové procesy z ruční evidence do systému. 

Po zavedení WMS mají skladníci potřebné informace přímo v systému a příjemky i výdejky mohou vznikat na pozadí skladových operací. WMS je zároveň součástí širšího ERP řešení, které MORACELL využívá také pro další firemní agendy. 

Výsledek? Počet operátorů skladu se snížil o 10 % a firma v době zpracování případové studie očekávala návratnost investice do pěti let. 

Zjistěte víc o řešení pro MORACELL

Pro jaké firmy je vhodné WMS nebo ERP se skladovým řešením? 

WMS nebo ERP se skladovým řešením dává největší smysl firmám, ve kterých sklad už není jen evidencí zásob, ale důležitou součástí obchodu, výroby nebo distribuce. Rozhodující přitom není samotný počet položek, ale složitost provozu a množství procesů, které je potřeba vzájemně propojit. 

Systémové řízení skladu zvažte zejména tehdy, pokud vaše firma: 

• zpracovává větší množství objednávek a skladových pohybů a potřebuje zrychlit příjem, vychystávání nebo expedici,
• propojuje sklad s e-shopem nebo B2B prodejem a potřebuje pracovat s aktuální dostupností zboží,
• řídí výrobu závislou na dostupnosti materiálu a potřebuje propojit skladová data s plánováním a nákupem,
• má složitější skladovou logistiku, například více lokací, vysokou frekvenci pohybů nebo potřebu sledovat šarže či sériová čísla,
• chce propojit sklad s dalšími firemními agendami a omezit ruční přenos dat mezi odděleními a systémy. 

TIP: Pokud řešíte sklad jako součást širší digitalizace výroby, podívejte se také na to, jak vybírat ERP systém pro výrobní firmu a která kritéria při výběru zohlednit. 

Čím více je sklad provázaný s ostatními procesy firmy, tím důležitější je při výběru řešení posuzovat nejen samotné skladové funkce, ale také možnosti jeho propojení s celým podnikem. 

Nezávazně probrat řešení skladu

Co si z článku odnést 

• Excel nemusíte opouštět jen proto, že firma roste. Změna dává smysl ve chvíli, kdy ruční evidence zpomaluje provoz, zvyšuje riziko chyb nebo neposkytuje spolehlivý aktuální přehled.
• WMS řeší především detailní řízení skladu, ERP jeho propojení s dalšími procesy firmy. U složitějších provozů se mohou oba přístupy kombinovat.
• Při výběru začněte problémy a procesy, ne seznamem funkcí. Jinou úroveň řešení potřebuje jednoduchá evidence zásob a jinou sklad napojený na výrobu, e-shop nebo další firemní agendy.
• Návratnost neposuzujte jen podle ceny systému. Zohledněte také současné náklady na ruční práci, chyby, dohledávání, inventury a pracovní kapacity. 

Stručně o ERP systému Byznys pro řízení skladu 

Byznys je český ERP systém pro střední a větší firmy, který umožňuje propojit skladové hospodářství s dalšími podnikovými procesy v jednom systému. Sklad tak může pracovat se stejnými daty jako obchod, nákup, výroba, finance nebo další části firmy. 

Pro náročnější skladové provozy nabízí Byznys také WMS řešení. Podle konkrétních potřeb lze využít čtečky, řízení skladových procesů a návaznost na další agendy. Součástí řešení je péče ERP konzultantů, kteří nejprve poznají procesy firmy a pomohou systém nastavit a dále rozvíjet podle jejího provozu.